Adam jest właścicielem agencji marketingowej działającej w oparciu o sieć freelancerów zlokalizowanych w różnych częściach świata, tak samo, jak jego klienci.

J: Adam, najpierw kilka słów o Tobie. Od 5 lat prowadzisz agencję marketingową, która pracuje zdalnie. Powiedz nam szybko, czym się zajmujecie, żebyśmy mieli kontekst.

A: Tak, od 5 lat zarządzam agencją marketingową. Specjalizujemy się w reklamach online, Google AdWords, Facebook Ads, Bing Ads, analityce webowej i SEO. Nasi klienci to firmy z Polski, Unii Europejskiej i Stanów Zjednoczonych.

J: Nie działasz jednak w typowym modelu agencyjnych. Oparłeś działalność na zdalnej sieci freelancerów. Model, który uważam za bardzo elastyczny i dlatego, perspektywiczny. Na czym to polega?

A: W sumie, jak zagłębisz się w to bardziej, okaże się, że wcale to nie jesteśmy typową agencją, tylko stowarzyszeniem freelancerów. Nie mamy nawet nazw stanowisk, etc. Mamy kompetencje i praca jest organizowana w taki sposób, by te kompetencje wykorzystywać i jeszcze bardziej je rozwijać.

Każdy ma swoją specjalizację, a niektórzy z nas odpowiadają za koordynowanie zespołów projektowych. Nie ma jednak czegoś takiego, jak zawodowy project manager, taką rolę może pełnić każdy z zespołu, kto ma na to czas i zna się na tematyce danego projektu. Na ogół project manger z jednego projektu jest po prostu specjalistą w innym.

J: Wszystko w tym modelu jest dość elastyczne i wydaje się płynne. Czy to jest model, który działa stabilnie? Mam na myśli to, czy rotacja w takim zespole jest duża, jeśli rotacja w ogóle jest dla Was problemem?

A: Wydaje mi się, że szukanie na siłę stabilności jest mocno sprzeczne z tym, co dzieje się wokół nas. Metodą na to jest dostosować się do ciągłych zmian: zwiększyć szybkość, wykluczyć „etatowe” elementy bezwładności, usunąć typowo biurowe koszty firmowe i skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na pracy i jej wysokiej jakości. Dzięki modelowi pracy, jaki stosujemy jest dla nas łatwiejsze do osiągnięcia, niż w jakiejkolwiek sztywnej strukturze.

W efekcie daje to nam przewagę rynkową i wynikającą z niej właśnie stabilność – przewrotne, ale tak to działa.

Do tego dochodzi dziedzina, w której się specjalizujemy – promocja online. Średnio raz na miesiąc zmienia się coś istotnego w conajmniej jednym systemie reklamowym, którym się posługujemy. Tutaj po prostu nie ma miejsca na skostniałość.

Rotacja w rozumieniu, że ktoś odchodzi i zastępuje go inna osoba zdarza się bardzo rzadko. Najczęstszy rodzaj zmian w zespole wiąże się po prostu z zaczynającymi się i kończącymi się projektami.

J: Jeżeli tworzycie sieć, która nie ma ze sobą kontaktu face to face, to co jest główną osią codziennej komunikacji w planowaniu i egzekwowaniu projektów?

A: Podstawowym narzędziem do komunikacji w ramach projektów, które realizujemy jest Meister Task. To takie Trello, tylko, że lepsze. Zastępuje maile, które pojawiają się już tylko w komunikacji z klientami. Nawet niektórych z nich byliśmy w stanie przekonać do zrezygnowania z maili i przeniesienia całej komunikacji do Meister Task. Poza tym bez niczego specjalnego: messenger, google suite, dropbox i po prostu rozmowy przez telefon.

J: Znam i korzystam z Meister Task i uważam, że to narzędzie jest rewolucyjne w swojej prostocie i UX, interface, który po prostu jest przyjazny. Możesz powiedzieć jak to wyglądało zanim doszliście do tego etapu, na którym jest już w miarę wygodnie?

A: Ten temat jest mi bliski od prawie 10 lat. I śmiało mogę przyznać, że było to prawie 10 lat porażek. Zacząłem od ProjectFork – aplikacja instalowana jako rozszerzenie do Joomli, niestety przestała być kontynuowana w wersji, która spełniała moje wymagania. Następnie przeszedłem na Asanę, której szczerze nie cierpię za nawigację, potem był Freedcamp (niestety, zanim był jeszcze dojrzałą aplikacją wyglądał, jak jakieś forum). Duże nadzieje miałem co do Trello i nawet pracowaliśmy na nim przez ponad pół roku, jednak dość ciężko na nim monitorować workflow. Stanęło na Meister Task – moim zdaniem się sprawdza. W największym skrócie – im prościej i im mniej narzędzi tym lepiej. Im bardziej używa się ich na co dzień w niepracowym życiu tym jeszcze lepiej.

J: Czy efektywna komunikacja w zespole zdalnym jest trudniejsza niż w zespole stacjonarnym? Jak zachęcić team do budowania relacji między sobą?

A: Na pewno jest inna. Taka komunikacja skupia się na konkretach. Co do relacji bezpośrednich udało nam się raz, dokładnie jeden raz, spotkać przy piwie. Jest to dość trudne, bo każdy mieszka gdzie indziej i ma swoje życie. Zsynchronizowanie terminu, „kiedy każdy może” zajęło nam prawie miesiąc i było warto.

J: Ilu pracowników działa w tym modelu i jak są zlokalizowani?

A: Obecnie nasz zespół to 6 osób. Niebawem, możliwe, że do niego dołączą dwie kolejne. Na tę chwilę lokalizacje to Kraków, Lublin i Chiang Mai.

Kwestią, która też tu wchodzi w grę jest praca z różnych stref czasowych. Nie mamy tutaj żadnych wymagań oprócz tego, że zadanie musi zmieścić się w terminie. Obecnie jeden z naszych współpracowników jest Wirginii, spec od FB Ads i pracuje z GMT+6. Jesteśmy w stanie tak to skoordynować, że działa.

J: A propos pracy i życia poza pracą – zespół pracuje w ustalonych godzinach pracy czy elastycznie?

A: Jedyną ustaloną godziną jest deadline danego tasku. Czy to zostanie zrobione we wtorek 10-14, czy w niedzielę 19-23 wiele nie wnosi. Każdy sam decyduje, o tym kiedy wykona swoją pracę, ważne, by była w terminie.

J: Funkcjonuje takie przekonanie, że praca zdalna nie jest dla każdego. Jak na to patrzysz?

A: Na pewno są ludzie, którzy nie dadzą rady tego robić, ale tak chyba jest z każdym rodzajem pracy. Ja na pewno nigdy nie zostanę łyżwiarzem i daję radę z tym żyć.

Jednak w żadnym wypadku nie zgodzę się, że praca zdalna jest tylko dla wybranych i osób jakichś nadludzkich predyspozycjach.

To, z czym się spotkałem, to, że pracy zdalnej jak i każdej innej formy funkcjonowania trzeba się nauczyć. Nikt się z tym nie rodzi. Na przykładzie mogę powiedzieć, że nawet osoby o wstępnym braku predyspozycji (zapominanie, nie pilnowanie terminów, brak samodzielności) są w stanie się przystosować i wydajnie pracować w ten sposób – po prostu trzeba im pokazać, jak to robić i konsekwentnie tego wymagać.

J: W jaki sposób im to pokazujecie? Czy to jest kwestia szkoleń, instrukcji czy praktyki?

A: Mamy określone zasady, jak używać poszczególnych narzędzi. Celem jest to, by było to jak najbardziej proste i naturalne. Z przykładowych: dyskusje, komentarze prowadzimy tylko w Meister Task, nie śmiecimy na mailach a wykonane czynności logujemy do dzienników.

Nikt nie lubi przestrzegać sztucznych procedur, dlatego też bardzo ważna jest przejrzysta komunikacja, czemu to służy, dlaczego jest ważne, etc.

Sama nauka „rytuału” towarzyszącego zadaniom jednym zajmuje dosłownie kilka chwil, inni są bardziej oporni. Kluczowe jest nie robić odstępstw od zasad, bo przy pracy zdalnej to właśnie one pozwalają pracować efektywnie.

J: Jak przebiega rekrutacja pracowników zdalnych?

A: Nigdy nie robiłem czegoś takiego jak rekrutacja. Jeżeli mamy nadmiar pracy, to drogą pantoflową staram się znaleźć kontakt do potencjalnych kandydatów, którzy już posiadają wymagane umiejętności, ewentualnie mają determinację, by te umiejętności pozyskać.

Następny kawałek to sprawdzenie się w boju, czyli po prostu realizacja jakiegoś projektu, zadania. Jeżeli to pójdzie okej, to działamy dalej. Jak nie, to nie marnujemy sobie wzajemnie czasu.

Czy istnieją jakieś ograniczenia w rekrutacji pracowników zdalnych wynikające z na przykład z przepisów prawa, podatków?

W naszym przypadku nie ma takich ograniczeń, o ile jest to rozliczane B2B. W przypadku umów cywilnoprawnych mogą się pojawić problemy, jeżeli umowy te dotyczą osób rozliczających podatki w innych krajach. Dodatkowe formularze i deklaracje oraz, niestety, brak wiedzy oraz pomocy w polskich urzędach.

Mamy nienormowaną ilość pracy w każdym miesiącu i z tym wiążą się też wynagrodzenia. Idealne w takim wypadku są faktury, jednak nie każdy ma możliwości prowadzić DG, więc wtedy posługujemy się umowami cywilnoprawnymi (np. umową zlecenie czy umową o dzieło).

J: Zespół zdalny, jakie widzisz korzyści z biznesowego punktu widzenia?

A: Moim zdaniem jest po prostu bardziej efektywny. Składa się na to dużo elementów, np.
duża samodzielność, inicjatywa, odpowiedzialność i umiejętności techniczne, bez których nie dalibyśmy rady się efektywnie komunikować.

Praca zdalna po prostu wymusza te, wyżej wymienione cechy, w efekcie nie ma takiej możliwości, że ktokolwiek pracuje „byle do 17-nastej”, bo w naszym modelu… po prostu nie ma „do 17-nastej”.

Dodatkowo, przez to, że mamy dużo większą elastyczność i nie posiadamy sztucznych kosztów stałych – jesteśmy w stanie dostosować nasze usługi i ich zakres do praktycznie każdego rodzaju firmy.

J: A jakie są największe trudności w budowaniu zespołu zdalnego?
A: Wydaje mi się, że największym jest ustalenie i konsekwentne przestrzeganie obranego modelu działania. Każde odstępstwo to ryzyko, że całość przestanie efektywnie działać.

Przykładowo – logujemy wykonane prace dla klienta w jednym miejscu i jedna z osób to zapomniała robić przez miesiąc. Raport zostaje przekazany do klienta i nie ma w nim zakontraktowanych prac, które zostały wykonane, ale nie ma ich w raporcie. Prowadzi to do tego, że przez jedno niedopatrzenie kilka osób straci czas prostując je.

J: Czy w tym wszystkim jest miejsce na budowanie kultury organizacji, czy to jest temat, który Was nie dotyczy? W sensie jest coś poza zadaniami i codziennymi sprawami oraz wypłatą, co Was trzyma razem?

A: Tworzymy pewnego rodzaju organizm, który jest dość mocno efektywny w realizowaniu swoich działań. Każda z jego części musi się w tym odnajdywać, by płynnie funkcjonować i nie utrudniać pracy innym.

Jednak nie budujemy jakiejś wizji poza tą, że każdy ma swoje życie i może się w nim realizować tak jak chce. Nie mam pojęcia czy to dobrze, czy źle. Osobiście nie lubię bullshitu, laurek i pustych słów. Dzięki temu, jak pracujemy mamy więcej czasu.

W wolnym czasie chłonę sporo internetowego teoretyzowania, „dobrych praktyk”, stram się z tego wyciągnąć jakieś wnioski. Niestety z praktyką na ogół ma to niewiele wspólnego. Większość pomysłów i tak trzeba sprawdzić na samym sobie.

J: I tutaj pytanie, na które czekałam, czyli automatyzacja pracy zdalnej. Wyjaśnij proszę, czym jest „task automation” i czy wiążesz z tym jakieś nadzieje w przyszłości?

A: Duża oszczędność czasu. Spora część naszej pracy to sprawdzanie, poprawki i bieżący maintenance. Wykonuje się go cyklicznie, np. dwa razy w tygodniu, czasem rzadziej w zależności od skali prowadzonych działań. Łącząc Meister Task z Zapier w efekcie mamy system cyklicznych powiadomień dla powtarzalnych czynności.

W przyszłości na pewno da się zautomatyzować więcej czynności – np. zliczanie czasu, podsumowania z dzienników. Trzeba to jednak robić ostrożnie – nieprzemyślana i nieprzetestowana automatyzacja, to więcej problemów, a w efekcie stracony czas na naprawianie błędów.

J: Czy są jeszcze jakieś inne obszary, w których wykorzystujecie automatyzację? Pozyskiwanie klientów? Marketing?

A: W działce pozyskiwania klientów nie da się tego zautomatyzować w naszej dziedzinie. Każda firma jest inna i jeżeli nie dostosuje się strategii do jej unikatowych cech, to po prostu nie będzie to działać.

Z kolei w samej pracy już nad działającymi kampaniami bez automatyzacji byśmy dosłownie zginęli. Przykładem jest zarządzanie kontem reklamowym zawierającym kilka tysięcy słów kluczowych. Nie jest realne w ograniczonym czasie wprowadzenie wszystkich poprawek ręcznie. Dużą część pracy trzeba zautomatyzować. Do tego celu wykorzystujemy skrypty automatyzujące oraz bezpośrednio zaszyte np. w AdWords czy Facebook Ads reguły automatyzacji.

Innym przykładem jest wyłapywanie i raportowanie anomalii, alerty o błędach na kontach – pozwala to nam zminimalizować czas reakcji i straty z tych błędów wynikające.

Wciąż automatyzacja nie jest w stanie zastąpić bezpośredniej pracy, jednak po pierwsze: pozwala robić dużo większe projekty, a po drugie: pozwala skupić się na rozwiązywaniu kluczowych problemów, a nie mikro-zarządzaniu.

J: I tutaj jeszcze chciałabym zapytać Cię o coś co budzi wiele kontrowersji – monitorowanie pracowników. Jesteś na tak czy na nie?
A: Monitorowanie – nie. Sprawdzanie wykonanej pracy i pilnowanie terminów – tak.

Każdy ma swój sposób pracy, liczy się to, co powstanie jako efekt tego procesu. Jeżeli przykładowa strategia, czy wycena dla klienta są sensowne, nie ma znaczenia, w jaki sposób powstawały.

J: Wypalenie zawodowe w zespole zdalnym? Czy dotyczy?
A: Wydaje mi się, że każdy ma swój cykl wzlotów i upadków, sam tego doświadczam regularnie. Na pewno unikamy niektórych wypalaczy pracy etatowej, jak np „nie mogę już więcej patrzeć na tę gębę!”, czy „ znów zabrał mi mój kubek!”. Pojawiać się za to mogą inne – jednym z nich jest mniejsza stabilność, niestety jest to cena elastyczności.

J: Podsumowując… jak stworzyć optymalne i efektywne środowisko pracy w zespole zdalnym?

A: Potraktujmy to jako równanie:
Przystosowanie samego siebie do pracy zdalnej plus utworzenie jasnych zasad i wymagań oraz narzędzia i technologia plus wdrożenie zespołu i pomoc w przystosowaniu się równa się – może będzie działać.

Gościem Cyfrowych Nomadów był Adam Ostapiński z UnAgency

Wiecej o prowadzeniu firmy zdalnie:

• Zdalnie zarządza firmą i podróżuje po świecie
• Życie w vanie. Biuro w lesie. Rozmowa z Mariuszem Łukomskim.