Wirtualna asystentka może w dużej mierze odciążyć Cię od pracy lub codziennych zadań. Po taką pomoc coraz częściej sięgają zapracowani przedsiębiorcy, blogerzy, a nawet freelancerzy. Tylko jak zatrudnić wirtualną asystentkę, by faktycznie ociążyć się od pracy a nie stracić czas na tłumaczenia i nieporozumienia? Zobacz, jak w końcu znalazłam na to sposób.

Do stu razy sztuka! Wiele razy zatrudniam kogoś do pomocy przy blogu lub gdy prowadziłam własną agencję. Tak też było teraz, gdy potrzebowałam pomocy w pracach związanych z moim kursem pozyskiwania klientów „Jak Zwiększyć Sprzedaż Usług w Internecie”.

Często szukałam kogoś na szybko i potem żałowałam, bo współpraca nie układała się najlepiej. W końcu jednak znalazłam sposób, z którego jestem zadowolona i w tym wpisie opiszę dokładnie, jak zatrudnić wirtualną asystentkę.

Do znalezienia mojej wirtualnej asystentki użyłam ankiet i metody weryfikowania odpowiedzi, która pozwoliła mi szybko przejrzeć ponad 80 zgłoszeń i wybrać tę najlepszą kandydatkę.

Możliwe również, że ta metoda sprawdzi się też dla osób, które szukają innych zdalnych współpracowników, np. grafika, czy copywritera  (choć tu zastanawiam się tylko, jak ją pod tym kątem zmodyfikować).

Dlaczego zatrudnić wirtualną asystentkę

Wirtualna asystentka to osoba pracująca zdalnie, która zwykle posiada szeroki zakres umiejętności i może nas odciążyć zarówno w projektach zawodowych, jak i w organizowaniu czynności związanych z życiem codziennym wyszukiwaniem informacji w internecie, etc.

Dokładnie o tym, kim jest i co robi wirtualna asystentka, pisałam w tym artykule. Wymieniłam tam również typowe zadania wirtualnej asystentki.

Cała idea polega na tym, byśmy dzięki pracy tej osoby zaoszczędzili trochę czasu dla siebie lub na inne czynności, na których chcemy się akurat skupić. W momentach, kiedy pracy jest wiele, taka osoba może być prawdziwym wybawieniem. Tylko  jak zatrudnić wirtualną asystentkę, która wybawi nas w wielu zadaniach, a nie dołoży nowych?

Jak zatrudnić wirtualną asystentkę, by znaleźć tę właściwą

Tym razem zdecydowałam się na bardziej zaawansowane poszukiwania, które z drugiej strony nie były bardzo pracochłonne i zajęły mi zaledwie 4 dni. Wykonałam kilka dodatkowych kroków, po to, aby znaleźć tę właściwą osobę.

Krok 1: Stworzenie ankiety.

Stworzyłam ankietę, korzystając z bezpłatnych funkcji portalu SurveyMonkey. W ankiecie na początku opisałam ideę projektu (w moim przypadku kursu online) oraz wymieniłam główne zadania, przy których będę potrzebować pomocy, tak aby osoby czytające ankietę od razu wiedziały, czy to coś dla nich.

Z moje strony konieczne na tym etapie było zastanowienie się, jakich zadań nie jestem w stanie zrealizować samodzielnie, spisanie ich, a dalej wypunktowanie ich we wstępie do mojej ankiety.

Następnie w ankiecie zadałam pytanie, dlaczego dana osoba chciałaby uczestniczyć w tym projekcie (kurs sprzedaży online).

W drugim pytaniu praktycznie przepisałam całą listę zadań, przy których będę potrzebowała wsparcia, ale pytając już, czy dana osoba kiedykolwiek wcześniej miała z nimi do czynienia oraz czy zna programy, z których będziemy korzystać etc. (tutaj można było zaznaczyć wiele opcji). To był jeden z najważniejszych dla mnie punktów ankiety, ponieważ zależało mi na tym, by znaleźć kogoś, kto będzie potrafił pracować sprawnie i ma już doświadczenie w danego typu zadaniach.

Później poprosiłam o zaznaczenie wszystkich posiadanych przez tę osobę umiejętności, które wiedziałam, że będą potrzebne do pracy nad tym projektem, jak na przykład redakcja tekstów czy obsługa WordPressa.

Zadałam również pytanie o to w jakiego rodzaju zadaniach kandydat czuje się najlepiej, a które są jego słabszą stroną oraz o podejście do nauki nowych umiejętności. Chciałam sprawdzić, czy osoba ta otwarta jest na uczenie się z kursów i tutoriali, które będę jej udostępniać.

Kolejne bardzo ważne pytanie dotyczyło budżetu. Do tej kwestii podeszłam nieco inaczej. Wiedząc, ile mogę wydać, zadałam pytanie o to, ile godzin pracy dana osoba może poświęcić za taką kwotę.

Ostatnim poruszonym przeze mnie tematem było sprawdzenie, jak dana osoba poradzi sobie z zadaniem, jeśli nie jest pewna jak je wykonać i czy umie oszacować ile czasu będzie potrzebowała, aby je zrealizować. To pytanie pozwoliło mi poznać sposób pracy i reagowania w różnych sytuacjach, przez co mogłam wyeliminować osoby nieodpowiedzialne i niedojrzałe.

Na końcu ankiety poprosiłam o adres e-mail i telefon kontaktowy.

Krok 2: Publikacja ankiety

Link do ankiety udostępniłam w grupach na Facebooku dla wirtualnych asystentów, w grupach dla freelancerów oraz w moim własnych newsletterze. W rezultacie w trzy dni zgromadziłam 85 odpowiedzi.

Krok 3: Analiza ankiety.

Przygotowałam prostą tabelkę. W poszczególnych kolumnach przepisałam umiejętności z ankiety, o które prosiłam, na których mi zależało, oraz doświadczenie z danego rodzaju zadaniami (np. stworzenie prezentacji, zaprojektowanie landing page’a, napisanie e-booka, korekta tekstów, etc.). Kolejną kolumnę poświęciłam na liczbę godzin, jaką dana osoba może poświęcić w ramach mojej kwoty.

Przeanalizowałam wszystkie ankiety i uzupełniłam tabelkę. Każda ankieta ma swój numer, dlatego w kolumnach wpisałam tylko numer ankiety, nie uwzględniając imiona i nazwiska, by nie sugerować się osobami, które być może znam.

Pominęłam ankiety, w których widziałam, że dana osoba może nie wiedzieć jak poradzić sobie z komunikacją w trudnych sytuacjach (np. źle szacuje czas na wykonanie konkretnego zadania). Do tej tabelki wpisywałam tylko osoby, które mnie zainteresowały.

Krok 4: Kontakt z wybranymi osobami

Wybrałam osoby, które posiadają najwięcej umiejętności, na których mi zależy oraz mogą poświęcić najwięcej godzin w ramach kwoty, jaką posiadam.

Wysłałam maila do około 10 osób i poprosiłam o przesłanie zrealizowanych dotychczas projektów (prezentacji power point, e-booków, etc.) i przeanalizowałam te prace. Zaznaczyłam w tabelce te, które mi się najbardziej podobały.

Krok 5: Planowanie pracy przy projekcie

Uruchomiłam program MeisterTask i rozpisałam cały projekt  tydzień po tygodniu.  Jest to narzędzie do zarządzania współpracą i zadaniami w sieci. W każdym tygodniu przypisałam zadania dla mnie i dla mojej wirtualnej asystentki ustalając deadline’y. W Meister Task opisałam jak wykonać zadania oraz załączyłam niezbędne materiały.

Krok 6: Wybór i rozmowa na Skype

Finalnie zdecydowałam się, aby zacząć współpracę z wybraną przeze mnie osobą i skontaktowałam się z nią na Skype. Podczas krótkiej rozmowy przedstawiłam, na czym polega projekt oraz cały proces, nad którym będziemy pracować, ale co równie ważne było dla mnie, by dana osoba mogła mnie poznać i zobaczyć.

Krok 7: MeisterTask i ustalenie sposobu komunikacji

Już w trakcie rozmowy na Skype pokazałam na ekranie program MeisterTask. Omówiliśmy najważniejsze kwestie związane z projektem i ustaliliśmy sposób komunikacji. Główna komunikacja odbywa się przez MeisterTask. Tutaj mamy opisane zadania i przypisane do poszczególnych dni, dodajemy tu także materiały. W programie możemy też zadawać dodatkowe pytania i czatować.

Rozmowy bieżące odbywają się przez komunikator Whatsapp, tak by nie zaśmiecać maila.

Zadania w Meister Task przypisane są do poszczególnych dni. Zarówna ja, jak i moja wirtualna asystentka mamy Meister Task pobrany na telefon, przez codziennie rano każda z nas otrzymuje powiadomienia, jakie zadania są do wykonania danego dnia. Po ukończeniu zadania, każdy samodzielnie zaznacza zadanie jako ukończone, a ostateczny plik załącza w karcie danego zadania w Meister Task.

W końcu jestem zadowolona ze współpracy z wirtualną asystentką. Z 85 osób wybrałam kogoś, z kim naprawdę chcę pracować, a nasza współpraca odbywa się świetnie.

Zamierzam stosować ten sposób szukania osób do współpracy na przykład z grafikami czy montażystami wideo. Gdy pracowałam przy kursie potrzebowałam skorzystać z usług takich osób i po prostu dałam ogłoszenie na portalu. Niestety nie przyniosło to efektów, z których byłam zadowolona.

Bardzo często miałam wrażenie, że liczy się tylko pieniądz, a osoby, z którymi współpracowałam nie były zaangażowane w projekt.

Bardzo wiele zadań zostało wykonanych byle jak i wymagały powtórek, przez co straciłam wiele czasu. Także z mojej strony koniec z szukaniem współpracowników przez ogłoszenia.

Tak, jak widzisz odpowiedź na pytanie jak zatrudnić wirtualną asystentkę, by faktycznie być zadowolonym może wymaga kilku dodatkowych kroków, ale naprawdę warto. Samo przejrzenie portfolio i obejrzenie czyjeś strony internetowej to za mało by powiedzieć, że dana osoba naprawdę będzie chciała nam pomóc i będzie czuła się dobrze w tym, co robi.

Załącznik: moja ankieta.