Dziś wielu przedsiębiorców zdaje sobie pytania, jak zarządzać firmą zdalnie, jak  zdalnie kierować zespołem, jak utrzymać wysoką efektywność pracy. W tym wywiadzie wraz z kolegą z branży odpowiadam na te pytania.

Partnerem artykułu jest

Poznaj Radka:

Zobacz jak pracuje:

J: Radku ani dla mnie, ani dla Ciebie zarządzanie firmą zdalnie to nic nowego. Można powiedzieć, już prawie zjedliśmy na tym zęby. Ja prowadzę zdalnie agencję public relations ODISEO, a Ty prowadzisz dwie firmy, którymi zarządzasz zdalnie. Czym się zajmują?

R: Pierwsza z firm świadczy usługi IT. Głównie wiąże się to z zarządzaniem projektami oraz serwisami, a także z wdrażaniem rozwiązań IT dla korporacji. Drugą firmą jest start-up w branży nieruchomości, w którym wraz z moim wspólnikiem zajmujemy się najmem na warszawskim rynku nieruchomości.

J: Możesz powiedzieć, dlaczego zdecydowałeś się na pracę zdalną?

R: Najważniejsze dla mnie było połączenie pasji z pracą. Kitesurfing i przebywanie nad morzem z jednoczesną realizacją pasji zawodowych,  czyli ze spełnianiem moich ambicji.

Ewidentnie kitesurfing był głównym motorem napędowym do realizacji tego modelu biznesowego. Australię wybrałem też ze względu na możliwości pływania na desce oraz nauczenia się surfowania. W Polsce, tak naprawdę możliwości surfingowe są dość mocno ograniczone. Bardzo często zdarzało się, że warunki nie pozwalały na pływanie. Nie chciałem być zmuszany do wyboru: praca czy realizacja pasji. Musiałem to w jakiś sposób połączyć. Praca zdalna idealnie mi to umożliwiła.

J: Pamiętasz kiedy i w jakich okolicznościach narodził się ten pomysł?

R: Cały koncept pracy zdalnej narodził się wtedy, gdy po studiach wyjechałem do Australii. Wtedy zrozumiałem, że tak naprawdę pragnę to kontynuować przez wiele kolejnych lat. Nie chciałem być ograniczony przez stałe miejsce pracy i być zmuszonym do korzystania tylko z tygodnia lub dwóch tygodni urlopu w ciągu roku. Wtedy, oraz po kilku miesiącach podróżowania po Azji, zrozumiałem, że to, co mnie interesuje, to model pracy łączonej, czyli zatrudnianie się w firmach kontraktowych na określoną ilość miesięcy, a następnie poświęcanie drugiej części roku na podróżowanie.

Z biegiem czasu mój pomysł ewoluował, gdyż zauważyłem, że jedno z drugim można połączyć przez okres całego roku ‒ jednocześnie przebywać w miejscach, które mi odpowiadają, zmieniać je oraz wykonywać pracę, czyli realizować pasje zawodowe.

J: Prowadzisz również firmę zarządzającą najmem mieszkań w modelu 4-godzinnego tygodnia pracy. Jak się zetknąłeś z tym konceptem?

R: Model pochodzi z książki Timothy’ego Ferrisa „4-godzinny tydzień pracy”. Serdecznie polecam tę lekturę. Książka w bardzo pozytywny sposób uczy, jak być efektywnym w swoim działaniu, w pracy zdalnej, jak określić swoje cele i priorytety; skupić się na tym, czego potrzebujemy, i jak przekonać osoby w swoim otoczeniu do realizacji tego, czego ty potrzebujesz w swoim życiu, a nie, czego ktoś wymaga od ciebie. Jeśli te wszystkie rzeczy uda ci się wdrożyć w swoim życiu, to prawdopodobnie uda się również ograniczyć czas, jaki będziesz musiał poświęcić na pracę oraz czas na realizowanie zadań dla innych osób.

Książkę tę dostałem od mojego partnera biznesowego. Na tej podstawie powstała koncepcja tego biznesu. Wiedzieliśmy, że posiadaliśmy odpowiednie umiejętności, również te potrzebne w branży, dużo zapału oraz chęci i wiedzieliśmy, że naszym celem jest stworzeniu biznesu, w którym ten model zarządzania umożliwi nam realizację naszych zadań i pasji, minimalizując czas potrzebny na fizyczne wykonywanie zadań związanych z pracą.

J: Jak działa zdalny model w praktyce? Na jakie obszary biznesowe można go zaadaptować i w jaki sposób?

R: Jedna z firm jest przedsiębiorstwem typowo usługowym, ponieważ wspomniany model sprawdza się w tego typu branżach. Tutaj głównym wyznacznikiem wszystkiego jest klient. To on decyduje, kiedy dla niego pracuję, w jakich godzinach i jaki zakres usług dla niego świadczę.

Natomiast w drugiej firmie stworzyliśmy taki model, który pozwolił nam na stworzenie kompletnego produktu. Proces zarządzania tą firmą i wykonywanie usług ogranicza się do minimum i może być wykonywany praktycznie w dowolnych godzinach, nie angażując zbyt dużej ilości naszego czasu.

Uważam, że większość biznesów można prowadzić i zarządzać nimi w sposób zdalny. Ważne jest, żeby posiadać partnerów biznesowych lub pracowników, którzy są w danym miejscu i realizują zadania potrzebne do funkcjonowania firmy.

J: Co jest najważniejsze w tworzeniu zespołu zdalnego? Co jest najważniejsze, by taki zespół pracował efektywnie?

R: Dla mnie najważniejsze jest partnerstwo i zaufanie. Jeżeli tych dwóch elementów nie ma w zespole, a szczególnie w zespole zdalnym, nie ma możliwości, by funkcjonował on prawidłowo. W przypadku pracy stacjonarnej element kontroli jest znacznie wyższy. Osoby, które nie potrafią się zorganizować samodzielnie, nie mają wysokiej kultury pracy i jej świadomości oraz celu, niekoniecznie nadają się do takiego modelu.

J: Jakie są główne obawy przedsiębiorców przed pracą zdalną? Czy możesz je jakoś uzasadnić?

R: Główną obawą jest utrata kontroli, czyli poczucie, że nie można zapanować nad pracownikiem. Większość właścicieli firm znacznie lepiej czuje się, jeśli mają osobę zatrudnioną „obok siebie” i dlatego nie decyduje się na ten model pracy zdalnej. Myślę, że to się zmieni ‒ ten sposób zatrudnienia będzie ewoluował przynajmniej do modelu hybrydowego. Nie uważam, że jest on pozbawiony wad, bo tutaj naprawdę potrzebna jest wysoka świadomość i efektywność takiego zespołu, ale uważam, że modele hybrydowe, które później konsekwentnie będą dążyć do modeli zdalnych, będą się rozwijać.

J: Czy każdy nadaje się do pracy zdalnej? Kto się nadaje a kto nie? Jakie są kryteria, czy też niezbędne cechy osobowości?

R: Kiedyś słuchałem bardzo ciekawego wywiadu z właścicielem polskiej firmy Nozbe, która osiągnęła globalny sukces w zakresie zarządzania zadaniami. On również wdrożył w swojej firmie całkowicie zdalny model. Bardzo wiele osób, pracowników i przedstawicieli firm, które współpracują z nim od samego początku, bało się modelu zdalnego. Konsekwentnie jednak go wdrożyli. Nie boją się oni zatrudniać ludzi, nie boją się dać im szansy próbować sił w takim modelu. Co więcej, nie boją się ich zwalniać, czy też rezygnować ze współpracy, kiedy dana osoba się nie nadaje. Ja również jestem zwolennikiem tej zasady, gdyż z reguły na pierwszym, czy drugim interwiew, nie jesteś w stanie ocenić, czy dana osoba sprawdzi się w pracy zdalnej. Natomiast świetnie udaje się to już po dwóch tygodniach, czy po miesiącu pracy.

Samodyscyplina to główna cecha, która musi motywować te osoby do działania. Dając im samodzielność w realizacji zadań, sprawdzasz jak taka osoba radzi sobie z własnym czasem i realizacją tego typu zadań. To muszą być osoby niezależne, kreatywne. Nie muszą być doświadczone, ale powinny potrafić rozwiązywać problemy. Na pewno ta ilość kompetencji jest szeroka, nawet szersza niż w przypadku osób, które chodzą do biura, ale też to są kompetencje, które można wypracować.

J: Jak zbudować relacje między pracownikami w firmie, która pracuje zdalnie, gdzie nikt nigdy nie widział się na żywo?

Jest to niesamowite, ale udaje się to zrobić. Potrafię zbudować więź z osobami, z którymi współpracuję i których nigdy fizycznie nie widziałem. Poprzez fakt, że te osoby mają bardzo ciekawe pasje, różnorodne osobowości, poprzez to, że zainteresowania tych osób często zazębiają się. Spędzamy na rozmowach dużo więcej czasu niż byśmy spędzali w „zwykłej” pracy. Dużo czasu poświęcamy żartom czy opowiadaniom o swoich historiach, by nie być związanym tylko i wyłącznie z zadaniami, które musimy wykonać dla naszego klienta. Więzi same się tworzą.

Okazuje się, że wiele osób ma wspólne pasje. Część z nich lubi kitesurfing, ktoś inny próbuje windsurfingu i przez to tak naprawdę budujemy relacje. Przestaję widzieć różnice między chodzeniem do biura fizycznie, a spędzaniem czasu z ludźmi wirtualnie.

J: Jakich narzędzi używasz do pracy?

R: Jestem wielkim fanem narzędzi Googlowskich, więc używam wszystkich narzędzi, które oferuje Google. Od Hangouts do komunikacji, poprzez Gmail, poprzez narzędzia typu G-Docs, G-Sheets, aż do G-Slides do prezentacji. Wszystkie te aplikacje działają oczywiście w chmurze.

To niesamowite. Jeśli jesteś w stanie zebrać zespół na spotkanie, na przykład 10-osobowe, który wspólnie tworzy prezentację, czy wypełnia plik w Excelu. Pracę wykonuje się niesamowicie szybko. Jedna osoba musiałaby spędzić pół dnia na realizację powierzonych zadań. Podczas pracy w chmurze Excel w ciągu 10-15 minut jest wypełniony. I to jest świetne.

J: Jakich technologii używasz do pracy? Jak wybierasz urządzenia, czy też sprzęt?

R: Używam niewielkiej ilości narzędzi. Potrzebuję laptopa, dostępu do Internetu i tak naprawdę ‒ w niektórych tylko przypadkach ‒ telefonu komórkowego. Dla mnie najważniejsze jest, żeby laptop był lekki. Z bardzo dobrą baterią. Powinien pracować minimum 8 godzin. Dodatkowo cenię wysoką rozdzielczość, ze względu na pracę, którą wykonuję.

Natomiast w telefonie najbardziej sobie cenię urządzenia, które mają dostęp do wielu kart SIM. Ja mam akurat Huaweia, mającego dostęp do dwóch kart SIM.

J: Praca zdalna jest świetna, bo można ją połączyć z realizacją własnych pasji i to już bardzo dużo daje,  ale czy są jakieś biznesowe korzyści prowadzenia firmy zdalnie i  tworzenia zespołów zdalnych?

R: Przede wszystkim wybór najlepszych ludzi z branży. Na rynku IT jest to niesamowicie ważne. Gdyby nie były to zespoły zdalne, nie byłbym w stanie zbudować tak dobrych teamów, jakie posiadam teraz. Współpracują ze mną osoby z właściwie całej Europy. Są to bardzo często najlepsi ludzie, którzy wybrali ten model działania, ponieważ chcieli pracować zdalnie i organizacja daje im taką możliwość. Korzyści biznesowe są więc ogromne.

Fot. Sandra Bieguń.