Praca zdalna różni się od tej w biurze. Najgorsze okazują się problemy, których istnienia nie jesteśmy świadomi i w ogóle nie uważamy ich za błąd. Dlatego dziś chciałabym przedstawić Wam dziesięć „trudnych tematów”, z którymi zetknęłam się, będąc pracownikiem zdalnym przez ostatnich pięć lat.
#1 Niewłaściwie się komunikujesz
Dobra komunikacja jest podstawą efektywnego działania zespołu. Niezależnie od tego, czy cały team pracuje wspólnie w jednym biurze, czy jest rozproszony, oczywiste jest, że właściwy przepływ informacji korzystnie wpływa na wyniki pracy.
Często jednak zdarza się, że pracownicy zdalni dowiadują się o czymś z pewnym opóźnieniem, wynikającym z różnych czynników. Czasem zapomną odpowiedzieć na maila, nie sprawdzą dokładnie aktualizacji wysyłanych za pośrednictwem narzędzia do zarządzania zadaniami lub po prostu przeoczą ważny telefon.
Pracując zdalnie, musimy mieć na uwadze, że w kwestii komunikacji wymaga się od nas więcej niż od pracowników biurowych. Dlatego regularnie sprawdzajmy pocztę, miejmy zawsze włączony telefon i starajmy się uczestniczyć we wszystkich spotkaniach online, w których biorą udział pozostali członkowie zespołu.
#2 Oczekujesz natychmiastowej odpowiedzi
Problemy z komunikacją mają jeszcze jeden aspekt – często jesteśmy bowiem przekonani, że to nasze pytanie jest najważniejsze i nie może czekać. O ile będąc w biurze, jesteśmy w stanie wywnioskować, że nasze sprawy muszą poczekać, o tyle pracując zdalnie, nie mamy już takiej możliwości. Dlatego szybko irytujemy się, czekając zbyt długo na odpowiedź, czy to za pośrednictwem maila, telefonu, czy narzędzia do zarządzania zadaniami.
Jeśli zależy nam na tym, by inni pracownicy pamiętali o naszych sprawach, nie bójmy się tego wyegzekwować. Najpierw jednak ustalmy z nimi zasady działania, które potem pozwolą uniknąć niepotrzebnych spięć tylko dlatego, że ktoś zbyt późno odpisał lub w ogóle nie odczytał naszej wiadomości. Starajmy się być na tyle precyzyjni, by odbiorca bez problemu zrozumiał, o co nam chodzi już na samym początku wypowiedzi. Dzięki temu oszczędzimy sobie stresu związanego z nieporozumieniami.
# 3 Nie integrujesz się z zespołem z biura
Pracując zdalnie, często mimowolnie izolujemy się od reszty zespołu. Przecież i tak nie ma szans, by napić się z nimi kawy w trakcie przerwy, wyjść na piwo po całym tygodniu pracy, swobodnie przedyskutować bieżące sprawy (ostatnie to jeszcze pół biedy, bo możecie zdzwonić się na Meet lub Zoomie, choć to wciąż nie będzie to samo co rozmowa twarzą w twarz). Podświadomie sami tworzymy barierę wokół siebie, gdyż staje się to wygodne – nie musimy obwiniać ani siebie, ani reszty teamu o niski poziom relacji, po prostu skupiamy się na tym, co do nas należy i wykonujemy swoje obowiązki. Zapominamy jednak, że dzieląca nas od siedziby firmy odległość wcale nie oznacza narzuconej z góry izolacji.
Dziś, gdy mnóstwo firm przeszło na zdalny model zarządzania, normą będzie to, że pracownicy nieprędko spotkają się twarzą w twarz.
# 4 Nie interesujesz się tym, co robi reszta zespołu
Każdy team składa się z indywidualności – jego członkowie mają róże obowiązki, kompetencje i zainteresowania, ale w ostateczności wszystkie te cechy składają się na sukces prowadzonych przez zespół projektów.
Czasem, w nawale obowiązków, nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak bardzo zamykamy się na innych, dbając jedynie o to, aby doprowadzić swoje zadania do końca. Zdarza się to zwłaszcza pracownikom zdalnym, którzy nie mając na co dzień bezpośredniego kontaktu z resztą teamu, często uważają, że muszą ze wszystkim radzić sobie sami.
Tymczasem wiedza o tym, czym się zajmują i jakimi umiejętnościami wykazują się członkowie zespołu, jest ważna. Zamiast tracić czas na żmudne wyszukiwanie rozwiązań, może lepiej poprosić o pomoc koleżankę lub kolegę z zespołu, która dobrze się na czymś zna?
Dzięki temu nie tylko zaoszczędzimy cenne godziny, ale i zacieśnimy nieco relacje ze współpracownikami.
# 5 Pracujesz w piżamie
Sporo osób, które stykają się z pracą zdalną po raz pierwszy, myśli sobie: ach, szef nie widzi, to mogę siedzieć w T-shircie i dresach, tak jak mi najwygodniej. Oczywiście, takie nastawienie jest jak najbardziej zrozumiałe – zauważamy nagle, ile czasu zajmowało nam przygotowanie się do wyjścia do biura i chętnie dostosowujemy się do nowych warunków, zyskując dodatkowe kilkadziesiąt minut na przyjemności.
Przypomnijmy sobie jednak moment, gdy zaraz po powrocie z pracy przebieraliśmy się z biurowego outfitu właśnie w ten ukochany, znoszony T-shirt. Przyjemne uczucie, prawda?
Nikt nie każe nam wkładać garnituru, gdy pracujemy zdalnie. Schludny, codzienny ubiór w zupełności wystarczy.
# 6 Nie masz wygospodarowanego miejsca do pracy
Jeżeli czytasz ten artykuł w trakcie pracy, rozejrzyj się dookoła i odpowiedz sobie na pytanie – gdzie w tym momencie siedzisz? Część z Was pewnie odpowie, że na kanapie, albo jeszcze nawet w łóżku – nie dziwię Wam się, mnie również się to zdarzało na samym początku. Po kilku miesiącach lawirowania między miękkim fotelem a sofą stopniowo zaczęłam odczuwać bóle kręgosłupa, zwłaszcza w odcinkach krzyżowym i szyjnym. Jestem osobą aktywną fizycznie, więc dolegliwości te wyjątkowo mnie zaniepokoiły. Doszłam wtedy do wniosku, że zamiast wydawać pieniądze na lekarzy i fizjoterapeutów, lepiej będzie sprawić sobie biurko i wygodne krzesło. Zanim je jednak kupiłam, przeniosłam się z pracą do stołu w kuchni. Nawet nie wiecie, jak bardzo byłam zdziwiona, gdy po tygodniu ucisk się zmniejszył, a po miesiącu wszystko wróciło do normy.
Doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że nie każdego stać na prywatny gabinet. Ja mam to szczęście, że w moim mieszkaniu udało mi się wygospodarować kawałek ściany, przy której mogłam postawić biurko. Dlatego zachęcam, aby wykorzystać stół lub blat w kuchni, zwalniając go, gdy przyjdzie pora posiłku. Kanapa jest, owszem, wygodna, ale siedzenie na niej na dłuższą metę powoduje wspomniane wyżej bóle kręgosłupa, a nawet całego ciała. Poza tym miło jest usiąść na niej i zrelaksować się po całym dniu pracy, prawda?
# 7 Pracujesz zbyt chaotycznie
Mnóstwo osób, które obecnie wykonują swoje obowiązki zdalnie, wcześniej chociaż przez jakiś czas pracowało z biura. Prawdopodobnie obowiązywały tam zasady, które umożliwiały produktywną pracę przez pełne osiem godzin. Tymczasem w domu czyhają na nas zasadzki w postaci różnych rozpraszaczy, które powodują, że w naszą codzienną rutynę wkrada się chaos.
Narażone są na to zwłaszcza osoby, które przestrzeń dzielą z rodziną lub przyjaciółmi, co sprawia, że często muszą oderwać się od swoich powinności po to, by w czymś pomóc, coś zrobić, gdzieś pójść.
Dlatego uprzedźmy bliskich, że nadchodzące godziny poświęcimy wyłącznie na pracę, a jeśli faktycznie będą nas potrzebować, to niech zgłaszają się jedynie w nagłych przypadkach. Odłóżmy też na bok telefony i inne urządzenia mobilne, aby nie rozpraszały nas powiadomienia płynące z portali społecznościowych (chyba że potrzebujemy takiego sprzętu w pracy – to już inna sprawa, posiłkujmy się wtedy aplikacjami do blokowania lub w ogóle wyłączmy notyfikacje). Zadbanie o ciągłość pracy pozwoli nam wyrobić się ze swoimi zadaniami i mieć jeszcze czas dla rodziny.
# 8 Nie używasz narzędzi
Ludzkość wymyśliła już aplikacje do niemalże wszystkiego. AppStore czy Google Play pełne są różnorakich narzędzi, które usprawniają nam codzienne życie. To samo dotyczy pracy i rozliczania się z jej efektów. Papier i długopis są oczywiście wciąż niezastąpione, ale w momencie, gdy pracodawca chce wyegzekwować od nas wykonywanie obowiązków, wygodniej jest skorzystać z możliwości przesyłania danych za pośrednictwem Internetu. Pozwala to na uniknięcie chaosu, który może niekorzystnie wpłynąć na pracę całego zespołu.Większość firm z góry narzuca swoim pracownikom narzędzia, które mają wykorzystywać do monitorowania czasu pracy, zarządzania zadaniami czy przechowywania plików. Jeżeli jednak pracodawca umożliwia pewną dowolność, możesz wypróbować takie aplikacje jak Kanban Tool, TimeCamp, HeySpace czy pakiet GSuite.
# 9 Jesz w trakcie pracy
Nagłówek ten może brzmieć trochę kontrowersyjnie – nie mam tu bowiem na myśli zachowania ścisłego postu w trakcie ośmiu godzin wykonywania obowiązków ;). Praca w domu jednak w większości przypadków zakłada elastyczny grafik, który nie wymaga wygospodarowania osobnych przerw na posiłek. Jemy więc, kiedy chcemy, może jedynie dopasowując się porą obiadową do reszty domowników. Często jednak kończy się tak, że w nawale obowiązków talerz z zupą stawiamy zaraz obok komputera – aż się prosi o to, żeby przypadkiem zahaczyć o nogę biurka lub stołu i nieszczęście gotowe.
Spróbujmy zatem do naszej codziennej rutyny w pracy zdalnej włączyć chociażby półgodzinne przerwy na regularne posiłki. Spożywajmy je z dala od naszych miejsc pracy, żeby ograniczyć przede wszystkim kontakt jedzenia ze sprzętem – unikniemy dzięki temu niepotrzebnych lamentów, gdy komputer ulegnie uszkodzeniu (im bardziej mogliśmy temu zapobiec, tym większa rozpacz, też macie takie wrażenie?).
# 10 Zapominasz o różnicy czasu
Firmy stają się coraz bardziej otwarte na osoby z zagranicy, nie przywiązując w dużej mierze uwagi do ich narodowości, lecz doceniając ich wiedzę i umiejętności. Oznacza to jednak, że część członków zespołu pracuje zdalnie, gdyż wykonywane przez nich obowiązki nie wymagają regularnego pojawiania się w siedzibie firmy. Zespoły rozproszone muszą się więc liczyć z faktem, że w ich skład wejdą osoby pracujące w zupełnie innej strefie czasowej. Zdarza się, że mieszkają one po drugiej stronie globu, co wiąże się z zauważalną różnicą w czasie.
Nie zapominajmy zatem o tych osobach, od których dzieli nas dystans większy niż kilkaset kilometrów. Warto wypracować w takim przypadku wyraźne reguły komunikowania się, aby uniknąć konieczności odpowiadania komuś w środku nocy.
Ola Rybacka, Social Media Manager w TimeCamp.com
Czytaj dalej:
