Pola Sobczyk zna zawód wirtualnej asystentki od podszewki. Od czterech lat prowadzi agencję wirtualnych asystentek BrandAssist. Jest również jednym z mentorów w moim kursie „Pracuj Zdalnie”. Zapytałam ją, jak wyglądają realia pracy w tym zawodzie.

JF: Dla tych, którzy jeszcze nie słyszeli tego terminu, przypomnijmy, kim jest wirtualna asystentka i czym się zajmuje.

Pola Sobczyk: Wirtualna asystentka pracuje zdalnie i podstawą jej pracy są zadania administracyjno-organizacyjne, oraz zadania w obrębie wybranej specjalizacji, takiej jak rekrutacja, marketing, księgowość, czy np. obsługa WordPressa. To zawód, który dziś przeżywa prawdziwy rozkwit.

JF: Prowadzisz firmę oferująca usługi wirtualnych asystentek. Jak wygląda zapotrzebowanie na takie usługi w Polsce?

PS: Zaskakująco dobrze. Kiedy w 2015 r. otwieraliśmy firmę, trzeba było wchodzić oknem do klienta. Dzisiaj bez problemu można znaleźć świetne ogłoszenia.

Wirtualna asystentka (WA) nie jest już luksusem, ale w zasadzie fundamentem dobrze prosperującej i zoptymalizowanej firmy. Oczywiście nadal znajdzie ona najwięcej klientów wśród branż coachingowych, influencerów, jednak 2019 rok jest przełomowy, bo praktycznie każda branża jest w trakcie poszukiwania wirtualnej asystentki dla siebie.

JF: Z tego co mówisz wynika, że zapotrzebowanie na usługi wirtualnych asystentek rośnie. Możesz przybliżyć nam zatem, kim jest klient, który do Was przychodzi?

PS: Przede wszystkim jest nim każdy, kto pracuje online i potrzebuje wsparcia. Nasi klienci to w dużej mierze sklepy online, blogerzy oraz wszelkie produkty sprzedawane drogą elektroniczną: np. kursy online. Jeśli chodzi o branże to są to branże beauty, turystyczne, szkoleniowe i edukacyjne.

Da się zauważyć, że rośnie także zapotrzebowanie na usługi wirtualnych asystentek w sprawach zupełnie prywatnych, osobistych, niedotyczących pracy. Jeszcze dwa lata temu ostrzegano mnie, że tego typu zadania będą robić tylko roboty lub urządzenia typy Siri, ale Polacy jednak wolą kontakt z żywym człowiekiem.

JF: W takim razie czego klienci oczekują dziś od wirtualnych asystentów?

PS: Dobre pytanie. Na konsultacjach dziewczyny pytają mnie jak stać się wirtualną asystentką, a nigdy nie zastanawiają się nad tym czego klienci od nich oczekują!

Wraz z rozwojem branży klienci są coraz bardziej wymagający. Klient, który dzisiaj chce organizacji kalendarza, jutro będzie potrzebował prostą stronę internetową. Dlatego dobrze mieć wszechstronną wiedzę na tematy około marketingowe i stale ją rozwijać.

Warto skupić się na zdobywaniu wiedzy i doświadczenia z pracy w programach graficznych czy obsługi mailingów oraz sklepów online. Dzisiaj klienci często pytają mnie o to czy moje WA znają program np. Freshmail, a nie czy potrafią tworzyć mailingi.

JF: Jakie są kluczowe umiejętności w tym zawodzie?

PS: Kluczowa jest znajomość obsługi konkretnych programów, w zależności od wybranej przez siebie specjalizacji.

Jeśli chodzi o cechy charakteru, to kluczowa jest pewność siebie, komunikatywność, proaktywność i umiejętność pracy pod presją czasu.

JF: Komu więc poleciłabyś ten zawód? Skąd przychodzą osoby, które dziś z Tobą współpracują jako asystentki?

PS: Najczęściej są to kobiety, które mają zawodowy przestój z powodu urlopu macierzyńskiego oraz wychowawczego lub po prostu kobiety, które postanowiły zająć się domem (nie muszą mieć dzieci). Choć coraz częściej tego rodzaju pracą interesują się również mężczyźni.

W tym zawodzie świetnie sprawdzają się osoby, które lubią różnorodność zadań oraz ryzyko. Wszak bycie na własnej działalności to ciągła walka o klientów, trzeba umieć sprzedać siebie oraz swoje umiejętności.

JF: Walczysz o niezaniżanie stawek w tym zawodzie, prawda? Na jakie zarobki można liczyć? Czy jest jakaś stawka godzinowa? Od czego zależy?

PS: Tak, i przyznam, że cieszę się, że promowana przez mnie cztery lata temu stawka minimum 40 zł netto/godz. jest respektowana przez większość znanych mi Wirtualnych Asystentek.

Jeszcze bardziej cieszę się, gdy widzę wyższe stawki. To znaczy, że kobiety zaczynają rozumieć, że nie jesteśmy „osiołkami do pracy”, ale prawdziwym wsparciem dla firm.

Przedsiębiorcy i tak oszczędzają dzięki temu, że WA rozlicza się na fakturę, a nie na umowę o pracę. Ponadto potwierdza się moja dawna reguła, że gdzie wchodzi do firmy WA tam dzieją się cuda organizacyjne, bo nagle właściciel e-firm zaczynają planować swoją pracę i stają się bardziej efektywni.

Wysokość zarobków wirtualnej asystentki zależy od znajomości konkretnych programów, czasu pracy w zawodzie oraz wypracowanego wizerunku, marki osobistej. Zdecydowanie więcej zarabiają osoby techniczne oraz pracujące w godzinach pracy swoich klientów.

JF: Jakie narzędzia potrzebne są do pracy?

PS: Z tym jest bardzo różnie. Znam wirtualne asystentki, które nie posiadają własnej strony internetowej, a jedynie fanpage na Facebooku, ale nawet i takie, które nie mają i tego. I są to osoby z bardzo wysokimi kompetencjami, z dużym doświadczeniem zawodowym i znajomościami. Często o tym, czy się zostanie zatrudnionym, decydują inne czynniki, albo po prostu odrobina szczęścia.

Jednak ci klienci, którzy myślą o tym, by w przyszłości delegować zadania związane z obsługą strony internetowej, patrzą na witryny wirtualnych asystentek, aby wstępnie ocenić ich możliwości w tym zakresie. To samo dotyczy w zasadzie wszystkich narzędzi, których wirtualne asystentki używają do promocji własnej, takich jak profil na facebooku, czy konto na LinkedIn.

JF: Czy pracując jako wirtualna asystentka trzeba mieć własną firmę?

PS: Nie jestem fanką rzucania wszystkiego i tworzenia firmy bez niczego. Tak zrobiłam w 2015 i każdego przestrzegam. Obecnie są rozwiązania typu inkubatory przedsiębiorczości, czy useme.eu, gdzie bez problemu wystawimy (za prowizję) fakturę.

Aby zdobyć się na własną działalność gospodarczą polecam mieć minimum dwóch stałych klientów, którzy opłacą bez problemu ZUS, księgowość oraz podstawowe potrzeby. To tylko moja opinia. Być może nazbyt ostrożna.

JF: Jak wygląda ścieżka kariery? Czy jest to zawód, w którym można się rozwijać?

PS: Tak naprawdę to w Polsce nie ma jeszcze czegoś takiego jak zawód „wirtualna asystentka”, PKD jeszcze tego nie ujęło. Jest to istotne dla osób podejmujących kurs online z dotacji urzędów pracy itp. Bez problemu można takowe uzyskać, jednak warto zaznaczyć, że to nie jest zawód. Po prostu może się ktoś do tego przyczepić.

Z mojej analizy ścieżka każdej wirtualnej asystentki jest taka sama. Trudne początki, pierwsi klienci, jeden duży klient, drugi, trzeci i następny. W międzyczasie założenie firmy. Czasami jest krótki przestój, ale przychodzą kolejni więksi i mniejsi klienci (oczywiście, jeżeli dana wirtualna asystentka jest dobra).

Kiedy w swoim zasięgu asystentka ma już około sześciu lub siedmiu klientów, zaczyna sama delegować drobne zadania innym wirtualnym asystentkom i tak powoli tworzy swoją własną małą agencję. W zależności od życiowej sytuacji albo idzie w stronę usług albo w stronę szkolenia kolejnych asystentek. Co będzie dalej? Jestem bardzo ciekawa.

JF: Jak zacząć pracę w tym zawodzie?

PS: Trzeba zacząć od weryfikacji swoich umiejętności i znajomości programów oraz skonfrontować je z oczekiwaniami klientów. Skąd wiedzieć czego oczekują klienci? Z ogłoszeń, na przykład na grupach w serwisach społecznościowych. Wystarczy przeszukać internet i je przeanalizować.

Następnym krokiem jest uzupełnienie wiedzy: szkolenia, kursy online, wyzwania. Jest tego sporo. A później lub nawet w trakcie budowanie własnego wizerunku online. Lepiej nie myśleć, że jest to praca lekka i przyjemna. To naprawdę ciężka robota, wymagająca wiele pracy nad sobą oraz ciągłego kontakt z ludźmi. Osobiście nie wyobrażam sobie jednak innego fachu.