Na rynku istnieje wiele programów do fakturowania. Dziś chciałabym przedstawić Wam jeden z nich, posiadający kilka ciekawych funkcjonalności, które sprawiają, że warto zwrócić na niego uwagę.

Wybierając program do fakturowania, warto zwrócić uwagę na jego zakres funkcjonalności i skorzystać z takiej oferty, która zawiera również pomoc w zarządzaniu procesami finansowo-sprzedażowymi oraz jest zgodna z obowiązującym prawem np. przetwarzaniem danych według RODO. Postanowiłam więc sprawdzić na własnej skórze i przetestować jeden z programów, który realizuje powyższe wymagania, czyli polską aplikację Comarch ERP XT.

Zarządzanie mikrofirmą – pierwsze kroki w systemie

Wielu przedsiębiorców nadal wystawia faktury głównie za pomocą standardowego Excela, jednak program do fakturowania ERP XT to wygodniejsze rozwiązanie. Dlaczego?

To, na co zawsze zwracam ogromną uwagę przy wyborze programów, z których korzystam to przede wszystkim intuicyjność i szybkość obsługi. Im bardziej przyjazny interfejs, tym mniej zmartwień moich, jak i oczywiście innych użytkowników.

Co zaskoczyło mnie pozytywnie już od „pierwszego wejrzenia”, to to, że program od razu po rejestracji był gotowy do działania, żadna instalacja nie była wymagana. Było prosto i przejrzyście.

Ekran główny jest czytelny z zaznaczonymi głównymi funkcjami programu. To, co przykuwa uwagę to skróty do najważniejszych narzędzi typu: dodaj nowy produkt, sprawdź kontrahentów, czy zapisz nowe wydarzenie w kalendarzu. Jest to duży plus, bo dzięki temu oszczędzam swój czas i od razu dostaję to, czego potrzebuję.

Na początku warto zacząć od wypełnienia swojego profilu podstawowymi danymi swojej firmy, numery kont bankowych itp.

Co jest dość niestandardowe i warte podkreślenia to:

• Możliwość utworzenia swojego własnego layoutu faktury, jeśli ktoś nie lubi korzystać z gotowców, bo w każdym nie pasuje mu coś innego i stawia np. na prostotę, tutaj może stworzyć sobie swój idealny wzór.
• Drukarka fiskalna – w systemie występuje sprzedaż paragonowa, a co najważniejsze integracja z drukarkami fiskalnymi. Jeśli ktoś prowadzi firmą związaną z handlem detalicznym, to na pewno będzie z takiej opcji zadowolony.
• Importowanie danych – możemy zaoszczędzić sporo czasu związanego z przenoszeniem danych z naszego Excela czy innego systemu fakturowo-księgowego. Jeśli dane o produktach i kontrahentach zapisywałeś do tej pory w arkuszu MS Excel to dzięki Comarch ERP XT masz możliwość przeniesienia tych danych bezpośrednio do oprogramowania.

Po uzupełnieniu kluczowych informacji przechodzimy do wystawiania faktur.

Wystawianie faktur

Aby wystawić fakturę zaczynamy od wybrania opcji Dodaj i wskazania rodzaju dokumentu, który nas interesuje. Dalej, trzeba już tylko postępować zgodnie z instrukcjami programu. Dodajemy kontrahenta i wyszukujemy go poprzez podanie numeru NIP – reszta potrzebnych danych automatycznie pobierana jest z baz danych GUS! Faktury możemy wystawiać do kontrahentów z całego świata. Taki sam proces jest w przypadku towaru. Wystawienie faktury jest więc bardzo szybkie i takie też powinno być.

Narzędzie do wystawiania faktur umożliwia również dodawanie załączników do tworzonych dokumentów, służących do gromadzenia informacji o szczegółach wykonanej usługi, które mogą się okazać istotne w przyszłości (np. skan protokołu odbioru, potwierdzenie wysyłki towaru czy raport z wykonanej usługi).

Jako cyfrowy nomada zwracam uwagę na mobilność, a możliwość wystawienia faktury dla klienta poza biurem to dla mnie idealne rozwiązanie. Co więcej, nie trzeba otwierać dodatkowo skrzynki mailowej i wysyłać fakturę w nowej wiadomości. Jest ona wysyłana bezpośrednio z programu, co jest bardzo wygodne. Szablony i kreatory faktur powodują, że znacznie skracam czas, który poświęcałam na ich poprawne wystawianie czy korekty. Czuję się bezpieczniej, będąc pewna, że nie popełnię żadnego błędu, gdyż program pomoże mi to zweryfikować.

Jeśli chcemy to do wystawianej faktury, możemy również określić kwotę netto lub brutto, dodać rabaty, wszystko to jest dość oczywistymi funkcjonalnościami dla takiego systemu.
Jaka funkcja jest więc dodatkowa? Ja zwróciłam uwagę na 2 statusy zapisywania faktur. W ERP XT istnieje rozróżnienie dokumentów na „zapisane” z możliwością późniejszej edycji oraz „zatwierdzone na stałe”, po których możliwa jest jedynie anulacja faktury bądź wystawienie korekty.

Oprócz tych możliwości możemy oczywiście wystawiać faktury proforma, czy korekty. Przy dużej liczbie faktur chcąc kontrolować terminy płatności, docenimy możliwość zaznaczenia, że ​​dana faktura jest zapłacona w całości lub jedynie częściowo. Dzięki temu, na ekranie
z listą faktur, można z łatwością znaleźć dłużników czy faktury oczekujące na płatność.

Jedynym elementem, którego mi osobiście brakuje, jest możliwość pozostawienia komentarza w fakturze.

Raportowanie

To, co każdy przedsiębiorca doceni w tym systemie, to proste i szybkie raportowanie dzięki narzędziu o nazwie Comarch BI Point. Możemy w nim generować własne raporty lub korzystać ze standardowych. W przypadku raportów standardowych mamy do dyspozycji pulpit sprzedażowy, trendy sprzedażowe, analizę kontrahentów, analizę struktury wiekowej wierzytelności itp. Widzimy więc bardzo szybko, które produkty cieszą się największą popularnością lub, którzy klienci generują dla nas największe zyski.

Własny księgowy

Comarch ERP XT oferuje dwa rodzaje usług księgowych. Jednym z nich jest tak zwana księgowość wbudowana, czyli zestaw narzędzi umożliwiających samodzielne wykonywanie najprostszych czynności księgowych (prowadzenie księgi przychodów i wydatków czy rejestrów zakupu i sprzedaży).

System umożliwia nam też przygotowanie deklaracji VAT, którą możemy wysłać drogą elektroniczną do systemu e-deklaracji. W zakładce „księgowość” system pozwala nam też prowadzić zestawienie pracowników i generować płace. Bardzo pomocne narzędzie, szczególnie kiedy firma się rozwija i przybywa ludzi do pracy.

Standardową księgowość można rozszerzyć i w ramach tego otrzymać przypisanego do nas księgowego, który będzie prowadził za nas wszelką dokumentację księgową czy reprezentował nas przed ZUS-em i Urzędem Skarbowym, także w czasie kontroli.

Jeśli więc nie chcesz tak jak ja prowadzić księgowości samodzielnie, to w jednej z zakładek na platformie możesz wybrać biuro rachunkowe bezpośrednio z programu.
Funkcja umożliwia szybkie i bezpłatne znalezienie profesjonalnego biura rachunkowego, a całą paczkę dokumentów wyślesz bezpośrednio z programu – za pomocą jednego kliknięcia. Sam kontakt nie zobowiązuje Cię do niczego, a decyzja o współpracy należy w 100% do Ciebie.

Działanie zgodne z przepisami prawa

Zespół specjalistów pracujących nad rozwojem programu czuwa także nad poprawnym przebiegiem wszystkich procesów księgowych oraz monitoruje wszelkie zmiany, które pojawiają się w przepisach np. w ustawie o rachunkowości.

Korzystanie z programu zapewnia więc pełną zgodność prawną, przedsiębiorca nie musi martwić się, czy faktura jest dobrze wystawiona lub, czy plik JPK jest zgodny z najnowszymi wymaganiami.

Jaki pakiet wybrać?

Do wyboru mamy kilka modułów, które zawierają moduły: „Księgowość”, „Faktury”, „Magazyn” w różnych ustawieniach. Za najdroższy pakiet (faktury + księgowość + magazyn) zapłacimy 75 zł miesięcznie dla 1 użytkownika, najtańszy zestaw (tylko moduł fakturowania) to 11 zł miesięcznie. Kwoty jak widać, nie stanowią bariery nawet dla początkujących przedsiębiorców.

Warto też dodać, że Comarch ERP XT posiada obecnie wersję francuską i niemiecką. Jeśli planujemy związać się z programem na dłużej to możemy również wykupić roczny dostęp do platformy.

System spełnia moje oczekiwania, jeśli chodzi o szybkość dokonywanych procesów i prostotę użytkowania. Dzięki aplikacji mobilnej śmiało mogę zarządzać firmą i rozliczać wydatki gdziekolwiek na świecie przebywam. Za relatywnie nieduże pieniądze otrzymujemy porządne narzędzie dla małych i mikro przedsiębiorców.

Do momentu wystawienia 10 dokumentów program jest darmowy dlatego warto się zarejestrować i samemu go sprawdzić. Możesz zrobić to klikając tutaj.

Wpis powstał we współpracy z firmą Comarch S.A., globalnym dostawcą biznesowych rozwiązań IT.