Jak to jest, że niektórzy jednocześnie prowadzą własne firmy, podróżują, piszą książki, występują na konferencjach i do tego biegają w maratonach, podczas gdy inni tylko mówią o tym, co chcieliby zrobić, gdyby mieli więcej czasu… Odpowiedź na to pytanie znajdziecie w tym wpisie.

Niedawno uświadomiłam sobie, że jestem po pracy zmęczona nie w dni, w które pracuję najwięcej, ale w dni, w które pracuję najbardziej chaotycznie, wtedy gdy często przełączam się między Gmailem, edytorem tekstu a WhatsAppem. Zaczęłam zastanawiać się, dlaczego tak się dzieje. Pomyślałam, że z pewnością nauka (i Google) znają odpowiedź na to pytanie i tak trafiam na pojęcie deep work.

Deep work, to praca w stanie maksymalnego skupienia, stanie, w którym nic nas nie rozprasza.

Brzmi świetnie, tylko że dla większości ludzi to luksus. Część z nas chodzi do pracy i dopiero po pracy, wieczorami, zaczyna budować swoje własne biznesy, prowadzi blogi, uczy się nowych umiejętności, etc.

O ile więc takie osoby jak Bill Gates, J.K. Rowling, czy niezwykle twórczy Woody Allen, mogli zamknąć się na dłuższy czas na odludziu, w hotelu czy w górskiej chacie, by stworzyć swoje wielkie dzieło od A do Z, to większość z nas, jest jednak pozbawiona takiej możliwości, bo musi godzić nowe plany zawodowe z pracą na etacie, rodziną, etc. 

Zastanówmy się więc, jak możemy skorzystać z konceptu deep work również w takiej sytuacji i dlaczego jest w to w ogóle takie ważne.

Co to jest deep work?

Najgorszą zmorą dzisiejszych czasów jest ciągłe rozproszenie uwagi. Przynajmniej w kontekście efektywności pracy. Wykonujemy wiele czynności naraz, ciągle przerzucamy się między ekranami i aplikacjami, telefonem a mailem, Messengerem a WhatsAppem, co ostatecznie sprawia, że na to, co faktycznie mamy do zrobienia, zostaje naprawdę niewiele czasu, czyli nie wyrabiamy się, albo zanim się za to zabierzemy już jesteśmy mentalnie wyczerpani.

Rozproszenie uwagi nie tylko sprawia, że się nie wyrabiamy, ale też, że jesteśmy dużo bardziej zmęczeni i zestresowani. 

Warto więc pamiętać o tym, że mózg działa w ten sposób, że najwięcej energii inwestuje na początku każdej nowej wykonywanej czynności , dlatego właśnie tak często mówimy, że najtrudniej jest zacząć. To prawda. Potem już jakoś idzie. Najtrudniejsze jest zawsze te pierwsze dziesięć czy piętnaście minut i dotyczy to zarówno biegania, jak i pisania, czy programowania. Deep work polega właśnie na tym, by jak już się złapie pewien flow, to go nie przerywać.

To optymalny sposób zarządzania energią mózgu.

Jeśli przerwiemy ten stan, zaczniemy sprawdzać maila, czy Facebooka, to nie dość, że istnieje spore ryzyko, że pochłoną nas jakieś nie bardzo istotne czynności, to gdy zdecydujemy się wrócić do poprzedniej czynności, znów będzie nam pod górkę.

Na tym właśnie opiera się koncept deep work.

• Deep work to wykonywanie zadań zawodowych;
• Deep work to wykonywanie zadań w stanie niczym niezakłóconym;
• Dzięki temu deep work zwiększa możliwości poznawcze i wynosi nasze umiejętności na wyższy poziom.

Jak pracować w stanie deep work?

Po pierwsze zorganizuj swoją pracę i nie pozwól sobie na rozpraszanie się, dopóki nie ukończysz najbardziej istotnych zdań.

Jeśli codziennie masz długą listę zadań zawodowych do wykonania, zacznij od spisania jej. Ja często robię to po prostu na kartce, nawet jeśli mam wszystko wypisane w kalendarzu.

W okresach, kiedy lista jest długa, od razu po jej stworzeniu, przypisuję każdemu zdaniu numerek od 1 do 3. Zadania, przy których stawiam „1” to zadania najpilniejsze, które powinnam wykonać danego dnia. Zadania z numerkiem „2” to zadania średnio pilne, a trójki są najmniej pilne.

Oczywiście najpierw zabieram się do „jedynek” potem do „dwójek”.

„Trójki” robię tylko opcjonalnie, w zależności od tego ile mam czasu. Taki sposób nawigowania listy zadań pomaga mi być na bieżąco. 

Interesuje Cię temat efektywnej pracy? Sprawdź to wyjątkowe szkolenie, dzięki któremu poznasz narzędzia i strategie mistrzów produktywności i staniesz się jednym z ich. 

Jak po intensywnej pracy nadal mieć energię?

Skupianie uwagi na wielu rzeczach jednocześnie i ciągłe przełączanie się między jedną rzeczą a drugą jest bardzo energochłonne. Dlatego często po pracy czujemy się tak bardzo zmęczeni. 

Jeśli pracujesz nad jakimś projektem, zaplanuj go więc tak, by pracować odcinkami czasu, w których skupisz się tylko na danej czynności.

Do tego służy na przykład aplikacja Pomodoro, która tutaj świetnie się sprawdzi. Sama mam ją w pasku przeglądarki Chrome, a sam fakt, że ją właśnie uruchamiam, jest sygnałem dla mojego umysłu, że teraz (w moim przypadku przez następne 50 minut) będę skupiać się tylko na zaplanowanej czynności, np. pisaniu tego posta. Fakt, że timer działa i pokazuje mi ile minut zostało do końca sesji pracy, mobilizuje mnie do jak najlepszego wykorzystania tego czasu.

Ostatnie dziesięć minut z każdej godziny, czyli przerwę, mogę wykorzystać, jak chcę. Razem będzie to mała przerwa na przekąskę, czy herbatę, innym razem wstawianie prania, czy sprawdzenie Facebooka. W moim przypadku taki podział na 50 i 10 minut świetnie się sprawdza, choć te okresy czasu można sobie ustawić indywidualnie, w zależności od potrzeb. Po około dwóch-trzech sesjach zaś na dłuższą przerwę, spacer, czy lunch.

Tym, co również mi bardzo pomaga jest praca w słuchawkach, w których płynie muzyka ułatwiająca koncentrację, lub jakaś healing music z YouTuba. Relaksująca muzyka, dźwięki natury czy szum wody sprawiają, że pracując czuję, że mój umysł odpoczywa, mimo tego, że coś tworzy i produkuje. Pomaga mi to poczuć się lepiej, gdy nie za dobrze się wyspałam.

Deep work jest więc stanem, w którym koncentrujemy uwagę tylko na jednej rzeczy w danym czasie. Nie robimy wielu rzeczy naraz, ale wykonujemy jedno zadanie po drugim. To antidotum na kompulsywne wykonywanie bezsensownych i energochłonnych czynności, takich jak na przykład ciągłe sprawdzenie maila, czy przeszukiwanie internetu.

Dlaczego deep work jest dziś najważniejszą umiejętnością zawodową

Deep work zakłada, że praca w maksymalnym skupieniu niezbędną w XXI wieku super mocą, potrzebną w czasach ekonomii wiedzy. Czasach, w których przewagę będą mieli ci, którzy potrafią zarządzać swoją uwagą, ponieważ pomaga to szybko uczyć się nowych rzeczy. Dzięki temu osoby umiejące się skupić będą potrafiły szybko opanować nowe umiejętności oraz dostarczać wysokiej jakości rozwiązania (pracę). To oni będą najlepiej opłacanymi pracownikami i przedsiębiorcami. 

Większość z nas niestety  stopniowo ewoluuje do tzw. shallow workers, osób, które już nie potrafią się skupić, których uwaga przez większość czasu dryfuje między wallem na Facebooku a komunikatorami. Świadomość tego jest już pierwszym krokiem do tego, by wziąć się w garść i nie pozwolić sobie na taką degradację uwagi.

Jest takie zabawne powiedzenie, które dobrze to podsumowuje: pamiętaj, że najwięcej zarabiają nie ci, którzy siedzą na Facebooku, tylko ci, którzy go piszą. 

Umiejętność skupienia się na jednej czynności przez dłuższy czas i świadomego zarządzania swoją uwagą, staje się dziś jedną z najcenniejszych i najbardziej poszukiwanych umiejętności.

Kiedyś mieliśmy podział na pracowników fizycznych i umysłowych. Dziś, w ekonomii wiedzy warto być świadomym jeszcze jednego widocznego podziału: na deep workerów i shallow workers.

Wpis na podstawie książki “Deep work”.

Czytaj więcej: 

• Zapisz się na masterclass “Hakerzy Produktywności” – poznaj narzędzia i strategie mistrzów.