Jak przekonać klienta do współpracy… drogą mailową. Dziś to właśnie w mailu często ważą się nasze zawodowe losy. Za jego pośrednictwem szukamy pracy, pozyskujemy klientów, negocjujemy warunki projektów, prowadzimy komunikację z współpracownikami. Tylko czy potrafimy pisać dobre maile, które działają na naszą korzyść?

Odpowiedź brzmi: nie. Polacy nie potrafią pisać maili. Mam porównanie, bo współpracuję z firmami z zagranicy (po angielsku) i muszę przyznać, że różnica jest ogromna. Z tych po angielsku łatwo mi odczytać wszystkie informacje i zwykle jeden mail wystarczy, by wprowadzić mnie w temat. W te polskie zwykle trzeba się „wgryźć”. Nawet w zapytaniach ofertowych często brakuje mi podstawowych informacji. Kiedyś ślęcząc nad klawiaturą próbowałam się wczuwać w poziom abstrakcji nadawcy, teraz często odpuszczam. Po mailu ich poznacie, myślę sobie. Widocznie nie warto, jeśli już teraz ktoś nie szanuje mojego czasu, nie będzie potrafił pracować na zasadzie win-win. Zapamiętuję nazwę firmy i wrzucam wątek do spamu.

Nie wiem dlaczego, ale w Polsce rzadko mamy świadomość, że nie zostaniemy przez odbiorcę odebrani na serio, jeśli zaserwujemy śmietnik nieprzemyślanych równoważników zdań.

Dobre maile są rzadkością, dlatego jak już trafiają do skrzynki mailowej od razu robią piorunujące wrażenie.

Możesz to wykorzystać. Jako firma, freelancer, osoba szukająca pracy, kolega, rozmówca. To prosty sposób na to, by się wyróżnić, by momentalnie poprawić swoją reputację i zbudować wizerunek osoby zasługującej na to, by powierzyć jej projekt, zlecenie, osoby zasługującej na awans, na rekomendację.

Starannie napisany mail ułatwia pozyskanie czyjejś uwagi, sympatii i zaufania. A przecież właśnie o to nam chodzi, by przekonać odbiorcę do siebie, do swojego projektu, do swojej oferty. Pisanie maili jest sztuką przekonywania do siebie ludzi.

Wcale nie oznacza to, że w mailu mamy pisać o sobie. Wręcz przeciwnie, powinniśmy skupić się przede wszystkim na odbiorcy. Dlaczego?

Wszystko zaczyna się od pierwszego wrażenia

Psycholożka Amy Cuddy, profesor z Uniwersytetu Harvarda, poświęciła całe swoje zawodowe życie analizie mechanizmu stojącego za tzw. pierwszym wrażeniem. Po 15 latach badań doszła do wniosku, że gdy ludzie poznają nową osobę podświadomie zadają sobie dwa pytania:

• Czy mogę zaufać tej osobie?
• Czy mogę szanować tę osobę?

Jak się okazuje, znalezienie odpowiedzi na te dwa pytania zaspokaja dwie podstawowe, ludzkie potrzeby: potrzebę ciepła oraz potrzebę kompetencji.

Osoba warta bliższego poznania posiada oba te atrybuty. Tak decyduje ewolucja, która nie rozróżnia między sytuacją prywatną a zawodową, dlatego niezależnie od okoliczności kredyt zaufania otrzyma osoba, która komunikując się z nami wyróżnia się talentem, wiedzą i zdolnościami a jednocześnie wzbudza zaufanie, zaspokajając kluczową z punktu widzenia przetrwania gatunku, potrzebę ciepła.

A co ewolucja ma wspólnego z pisaniem maili?

Ludzie jako gatunek charakteryzują się skąpstwem poznawczym. Nasz oszczędny energetycznie mózg, woli pójść na łatwiznę i zamiast wnikliwie analizować szczegóły, zakłada, że interesujące nas cechy manifestują się w widoczny sposób w wyglądzie, zachowaniu czy sposobie mówienia. Oceniamy ludzi po wyglądzie, po zachowaniu, a jeśli ich nie widzimy, to choćby i po sposobie pisania maili.

Dla tych, dla których e-mail jest narzędziem komunikacji ma to ogromne znaczenie. Niezależnie od tego, czy jesteśmy zleceniodawcą czy zleceniobiorcą, nasze prośby szybciej spotkają się z odzewem i pozytywnym, korzystniejszym dla nas odbiorem, jeśli zaprezentujemy się rozmówcy jako osoby warte bliższego poznania (reprezentujące sobą kompetencję i ciepło), czyli jednocześnie będziemy spełniać obie wyróżnione przez prof. Cuddy potrzeby.

Porządek, uporządkowane, przejrzyste i treściwe wiadomości świadczą o naszej kompetencji i wzbudzają szacunek odbiorcy. Grzeczność i życzliwość zaspokajają ludzką potrzebę ciepła. Taki werdykt wydaje nasza podświadomość.

Jak pisać perswazyjne maile?

Podstawą skutecznej komunikacji są dwie rzeczy: pierwsza to szacunek dla czasu adresata wiadomości (treściwy przekaz podany w jak najbardziej przystępnej i wygodnej dla adresata formie) a drugi to empatia, która jest praktycznym wyrazem tego szacunku (i oznacza wczucie się w sytuację odbiorcy oraz próbę odpowiedzi na jego potrzeby zamiast non stop gadania o sobie).

Dobre, perswazyjne maile są krótkie i zawsze są dostosowane do potrzeb klienta. Prawdziwą sztuką jest takie pisanie maili, by odbiorca odniósł wrażenie, że rozumiemy i szanujemy jego potrzeby (zaczynając od tych właściwych dla każdego człowieka: potrzebę szacunku, uznania, prestiżu, potwierdzenia czyjejś wartości). To delikatna materia, wymagająca wyczucia, odpowiedniego wyważenia i praktyki.

Sposób pisania maili wiele o nas mówi. Jeśli to właśnie mail jest głównym narzędziem komunikacji z klientami czy współpracownikami, to pisząc lepsze maile możemy znacznie przyspieszyć swój rozwój zawodowy, zgadzacie się ze mną?

• A Ty jak często odbierasz dobre maile?
• Co myślisz o osobie, która wysyła staranne, przemyślane maile?
• A co o kimś, kto pisze bez ładu i składu? Czym takie maile się wyróżniają?