Jak podpisać umowę z klientem przez internet? Skąd wziąć wzory umów? Jakie zapisy zawrzeć w umowie, by uchronić się przed typowymi nadużyciami ze strony klienta? W tym wpisie podpowiadam, jak się zabezpieczyć przed nierzetelnymi zleceniodawcami.
Podpisanie umowy z klientem to chwila chwały dla każdego przedsiębiorcy. Ten moment jest zwieńczeniem nieraz wielomiesięcznego wysiłku włożonego w pozyskanie klienta.
Niestety, w tym momencie rodzą się zwykle miliony pytań i setki obaw. Podpisać umowę czy nie? Jak klient to odbierze? Jaką umowę podpisać? Jak podpisać umowę przez internet? Czy trzeba wydrukować, czy wystarczy skan? Takich pytań jest bardzo, bardzo wiele.
I to, co miało trwać chwilę, nieraz trwa miesiącami. Nie życzę Wam takiej sytuacji, kiedy przychodzi zrobić aneks do umowy ramowej z głównym żywicielem, korporacją, jeśli w międzyczasie pojawia się na przykład… światowa epidemia. To jest stresujące, bo a nuż będzie chciał przy okazji jeszcze zmienić warunki, negocjować stawki itd., albo w ogóle stwierdzi, że może by ją wypowiedzieć.
Dlatego najlepsza odpowiedź na pytanie, jak podpisać umowę z klientem, brzmi: od razu i to dobrą, taką, w której wszystko mamy przemyślane. Po prostu trzeba być przygotowanym i mieć wszystkie dokumenty pod ręką oraz wiedzieć, co w umowie powinno się znaleźć. Bo może klient się rozmyśli albo ktoś pójdzie na urlop, albo będą jakieś inne zmiany. Podpisanie umowy powinno być bardzo sprawne, ale nigdy pochopne.
Kuj żelazo póki gorące
Pożądany scenariusz jest taki, że klient mówi „tak”, a Ty od razu przesyłasz mu odpowiednią umowę, już podpisaną przez ciebie, w której brakuje jedynie jego popisu. Klient podpisuje i zaczyna się praca nad projektem, po której terminowo następuje wypłata.
Do tego potrzebne są wzory umów i rachunków, porządna wiedza na temat aspektów prawnych i znajomość dobrych praktyk (czyli doświadczenie własne lub cudze, przejęte z dobrych źródeł).
Miej nadzieję na najlepsze, przygotuj się na najgorsze
Chociaż podpisanie umowy to moment, w którym większość ludzi czuje dużą satysfakcję, to jednak dla wielu będzie to również powód do uzasadnionego stresu. W takiej chwili praktycznie zawsze pojawiają się u mnie obawy o to, czy to będzie dobra współpraca, co napisać w umowie, by wynegocjować dla siebie jak najlepsze warunki, jakie zapisy zawrzeć, by zabezpieczyć się przed typowymi nadużyciami ze strony klienta.
Im większa firma, tym często większe obawy, bo przecież korporacje mają własne armie prawników, a ja staję naprzeciwko nich w pojedynkę i z niewielkimi możliwościami dochodzenia swoich praw w przypadku ewentualnego sporu.
Dlatego trzeba nauczyć się być prawnikiem we własnej sprawie, który będzie gotowy stanąć do walki o własne interesy niczym Dawid z Goliatem. Oczywiście walki literą prawa. Wszystkim nieczystym interesom klienta należy zapobiec, przewidzieć je i zawrzeć w stosownych punktach umowy w sposób elegancki i profesjonalny, czyli niebudzący ewentualnego niesmaku.
Mowa o takich rzeczach, jak choćby liczba poprawek, moment, w którym przekazywane są prawa autorskie (czy z chwilą przekazania dzieła klientowi, czy w momencie zapłaty), informacje o tym, kto ma dostarczyć jakie materiały na potrzeby projektu, kto ponosi odpowiedzialność za opóźnienia, et cetera, et cetera…
W umowie powinny znaleźć się zapisy, które będą nas chronić przed ewentualnymi nadużyciami i niedomówieniami. Chociażby co do tego, kiedy rozpoczniemy pracę (bo możemy ustalić, że po wpłacie zadatku), co stawia sprawę między nami a klientem jasno i chroni nas przed ewentualnymi nierzetelnymi zleceniodawcami i stresem. Tak jest prościej. Klient wpłacił zaliczkę lub zadatek – od tego momentu, a nie od momentu zlecenia liczymy nasz czas na wykonanie projektu. Takich kruczków jest mnóstwo!
Przygotuj swój folder ze wzorami umów
Tak jak wspomniałam, podpisując umowę, trzeba kuć żelazo, póki gorące. Dobrze mieć przygotowany własny folder ze wzorami umów. Zwykle powinny się w nim znaleźć takie umowy jak:
- wzór umowy o współpracę ramową,
- wzór zlecenia w ramach umowy ramowej,
- wzór umowy o dzieło,
- wzór rachunku do umowy o dzieło,
- wzór umowy-zlecenie,
- wzór rachunku do umowy-zlecenie,
- wzór umowy licencyjna,
- wzór przedsądowego wezwanie do zapłaty.
Jeśli takich wzorów nie macie, to zapraszam do skorzystania z mojego szkolenia „Umowa z klientem. Wszystko co musisz wiedzieć przed podpisaniem umowy”, do którego wzory umów są załączone.
Zapisz się na szkolenie online i pobierz wzory umów.
Na pewno dzięki niemu unikniesz wielu niekomfortowych sytuacji. Dowiesz się jaką umowę podpisać a jakiej nie, na co zwrócić uwagę, co jest korzystniejsze – zadatek, czy zaliczka, co zrobić, gdy jesteś niepewna/y, czy klient w ogóle będzie płacił, albo gdy ciągle zmienia zdanie i mamy przez to dużo pracy, kiedy śmiało pytać o płatność części wynagrodzenia z góry, a kiedy tego nie robić, itd. Po prostu wszystko to, co trzeba wiedzieć przed podpisaniem umowy, aby potem nie musieć boleśnie uczyć się tego na własnej skórze. Bo jak mawiają mądrzy przedsiębiorcy – trzeba uczyć się na błędach, ale na błędach innych 😉
Uprzedzam, że jest to nagranie live na Facebooku (i nie do końca zadziałała ostrość kamery skierowanej na mnie, dlatego cena jest dużo niższa niż w przypadku innych moich szkoleń), ale merytorycznie jakością w najmniejszym stopniu nie odbiega od szkoleń z pakietu „Jak zwiększyć sprzedaż usług przez internet”.
Przedsiębiorca to merytoryczny kombajn
Prawda jest taka, że aby być skutecznym przedsiębiorcą czy nawet freelancerem, trzeba też być prawnikiem, księgowym, rekruterem, itp. Mały przedsiębiorca, który nie ma (jeszcze) budżetu na dział prawny, musi sobie radzić sam i występować w roli merytorycznego kombajnu. Musi mieć również oczy wkoło głowy i być przygotowanym na różne scenariusze. Dlaczego? Bo współpraca musi przebiegać jak najsprawniej, by jak najszybciej zakończyła się rozliczeniem.
Niestety teraz w tych czasach będzie z tym problem jeszcze większy niż dotychczas. Nieraz będziemy stawać przed dylematem, czy wystawić przedsądowe wezwanie do zapłaty i liczyć się z tym, że po takim komunikacie z naszej strony klient owszem zapłaci, ale też odwróci się na pięcie i zniknie, czy też… czekać w nieskończoność o suchym pysku. Czy można tego uniknąć? Co zrobić? Co powiedzieć i napisać byśmy nie brzmieli od początku na pieniacza? Jakie zasady wprowadzić, by zyskać respekt a nie zrazić klienta? Na te i tysiąc innych pytań starałam się odpowiedzieć we wspomnianym szkoleniu.
Jak podpisać umowę przez internet?
W temacie podpisywania umów pojawiają się również pytania o kwestie techniczne. Ich też jest całkiem sporo. Co do zasady powinniśmy pamiętać o tym, że elektronicznie, czyli przez internet, nie możemy podpisać umowy, w której mówimy o przeniesieniu praw autorskich, czy też licencji wyłącznej. Takie umowy muszą zostać zawarte w formie papierowej. Jedyną alternatywą jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jak to rozwiązać? Ja robiłam to w ten sposób, że podpisywałam i przesyłałam skan, a potem wrzucałam w kopertę i wysłałam dwa egzemplarze do klienta z prośbą o odesłanie jednego podpisanego.
Zatem, co najważniejsze – zawsze podpisujmy umowy z klientami i róbmy to tak sprawnie, jak to możliwe. W tej sytuacji, tylko wiedza nas może uchronić.